DOSP-VHR-001999 | Bezoekerstellingen bij publieksevenementen: toegepaste kennis- en systeemtransfer naar de evenementensector

Naast evenementenbureaus, voor wie het organiseren van evenementen uiteraard de core business is, zijn ook de 308 gemeenten in Vlaanderen belangrijke spelers bij het organiseren van publieksevenementen. Omwille van de grote maatschappelijke impact van publieksevenementen, groeit het marktaandeel van de lokale overheden als evenementenorganisator gestaag en dit ondanks de toenemende financiële overheidsdruk. Ook voor de gemeenten is het kunnen inschatten en meten van het aantal mensen die een evenement bezoeken belangrijk.

Hoeveel bezoekers telt een publieksevenement? Of liever, hoe tel je best het aantal bezoekers tijdens publieksevenementen? De onderzoekers wensen de bestaande expertise omtrent bezoekerstellingen, die vandaag voornamelijk aanwezig is in de retailsector, verder uit te bouwen naar de evenementensector. Met behulp van de uiteindelijke onderzoeksresultaten zullen de organisatoren van evenementen efficiënter en effectiever het aantal bezoekers kunnen inschatten en meten.

Het project zal naar voren brengen welke methode, of combinatie van methodes, voor bezoekerstellingen het meest geschikt is om uit te voeren per type publieksevenement. Doel is dan ook om de veelal onbetrouwbare wijzen van schatten te kunnen vervangen door uniform in te zetten op afwegingskaders die door de evenementensector aangewend kunnen worden, zodat ook benchmarking en een verdere optimalisering van het gemeentelijk evenementenbeleid mogelijk is. Het juist inschatten van het aantal mensen dat een evenement zal bezoeken of aanwezig is, is belangrijk voor zowel de organisator als de vele andere bij een evenement betrokken partijen.

Het doel van het TETRA-voorbereidingstraject ‘Bezoekerstellingen bij publieksevenementen’ was enerzijds het in kaart brengen van de behoeften van de evenementensector wat betreft bezoekerstellingen (vraagzijde) en anderzijds het verkennen van bestaande bezoekerstelmethoden (aanbodzijde).

Een andere doelstelling was het indienen van een tweejarig TETRA-project in 2018. Dit project werd op januari 2018 ingediend, maar werd afgekeurd in juni 2018. Een herindiening van dit TETRA-project gebeurde in januari 2020.

Deze aanvraag werd goedgekeurd en liep van september 2020 tot juni 2022.