DOSP-VHR-005603 | Maatschappelijke impact van evenementen: naar een strategisch denkkader voor lokale besturen

Context en werkveldvraag

Evenementen spelen een belangrijke rol in het sociale leven in steden. Ze bieden ruimte voor laagdrempelig contact, ontspanning en ontsnapping aan de dagelijkse routine. Daarnaast versterken evenementen de sociale samenhang en dragen ze bij aan de algemene levenskwaliteit van bewoners en bezoekers. Ondanks deze positieve effecten, brengen evenementen – vooral in de centrumsteden – ook uitdagingen met zich mee, zoals drukte, geluidsoverlast, mobiliteitsproblemen, drug- en alcoholmisbruik, uitsluiting, onveiligheidsgevoelens en geweld. Stedelijke levendigheid en leefbaarheid staan dus soms op gespannen voet met elkaar. Inzichten omtrent zowel de positieve als de negatieve impact van stedelijke evenementen voor verschillende stakeholders zijn daarom ook cruciaal bij het ontwikkelen van een optimale strategie rond het plannen en evalueren van evenementen(portfolio’s), om zo de balans tussen levendigheid en leefbaarheid van de stad in evenwicht te houden.

Hoewel impactdenken als steeds belangrijker wordt beschouwd bij het organiseren van stedelijke evenementen en activiteiten, blijkt uit onze contacten met het werkveld en de wetenschappelijke en praktijkgerichte literatuur dat impactdenkkaders en evaluatiemethoden nog steeds niet (of onvoldoende) ingebed zijn in de werking van lokale besturen en dat beslissingen vaak genomen worden op basis van een buikgevoel. Vaak worden ook geen duidelijke doelen gesteld m.b.t. de impact van evenementen en wordt er, deels daardoor, geen gerichte evaluatie uitgevoerd. Aan de ene kant heeft het gebrek aan strategische planning te maken met de vaak beperkte middelen (financiering, tijd en bepaalde gebieden van personeelsexpertise) van de diensten die verantwoordelijk zijn voor het organiseren van evenementen. Aan de andere kant ontstaat een “vicieuze cirkel”: zonder duidelijke doelstellingen is het moeilijk om de impact van een evenement(portfolio) te evalueren, terwijl doelstellingen voor toekomstige evenementen idealiter worden gebaseerd op eerdere impactevaluaties.

Het einddoel van dit project is daarom om lokale besturen een impact denkkader aan te reiken dat ze kunnen toepassen op het vormgeven en evalueren van hun evenementen(portfolio). Dit moet hen toelaten om:

1. verbanden te leggen tussen hun evenementen(portfolio) en verschillende mogelijke vormen van maatschappelijke impact (globale mapping),
2. concrete prioriteiten te stellen m.b.t. de gewenste vormen van maatschappelijke impact op basis van een overkoepelende visie (DNA van de stad, evenementbeleid),
3. hun noden in kaart te brengen rond de evaluatie van zowel de positieve als de negatieve impact van evenementen voor verschillende stakeholders (bewoners, bezoekers, specifieke doelgroepen),
4. meer onderbouwde en strategische doelstellingen te zetten m.b.t. de planning, organisatie en evaluatie van toekomstige evenementen (feedbackloop) om zo de vraag en aanbod beter op elkaar te kunnen afstemmen en de balans tussen levendigheid en leefbaarheid in de stad/gemeente te kunnen bewaren.

Onderzoeksvraag

Dit project zal een antwoord formuleren op de volgende vijf onderzoeksvragen:

• Hoe benaderen steden/gemeenten impactdenken en impactevaluatie binnen het kader van hun huidige evenementen(portfolio’s)?
• Welke data en kennis hebben ze al ter beschikking omtrent de positieve en de negatieve impact van hun evenementen op bezoekers en inwoners?
• Welke data en kennis ontbreken nog om de maatschappelijke impact van hun evenementen(portfolio’s) te objectiveren en optimaliseren?
• Welke percepties, attitudes, ervaringen en noden leven bij de bewoners wat betreft het huidige aanbod en (gepercipieerde) impact van evenementen?
• Hoe kunnen deze inzichten door lokale besturen vertaald worden naar concrete doelstellingen bij de planning, design en evaluatie van evenementen(portfolio’s)?

Onderzoeksopzet en onderzoeksmethode

• WP 1: Literatuurstudie en expertinterviews
• WP 2: Interviews met evenementen-coördinatoren
• WP 3: Co-creatieve sessie met evenementencoördinatoren (sessie 1)
• WP 4: Bewonersbevraging
• WP 5: Co-creatieve sessie met evenementencoördinatoren (sessie 2)

Beoogde output

Dit project zal leiden tot een impactdenkkader dat lokale besturen kan helpen bij het opzetten van evenement(portfolio)doelstellingen en het formuleren van evaluatiestrategieën omtrent de maatschappelijke impact van evenementen. Gezien dat de output van het project grotendeels ontwerpen zal worden in co-creatie met het werkveld, is de exacte vorm/formaat van output bewust niet op voorhand vastgelegd. Dit kan bijvoorbeeld, onder anderen, een of meer van de volgende zijn:

• een stappenplan/plan van aanpak bij het plannen en organiseren van evenementen;
• een algemene methodiek (die gemakkelijk aangepast kan worden aan de behoeften van elke stad) om de mogelijke positieve en negatieve impacts te mappen voor verschillende types evenementen en voor verschillende doelgroepen;
• een roadmap/infografiek/beslissingsboom dat denk- en beslissingsprocessen kan faciliteren bij het ontwikkelen van strategieën rond het evalueren van eventbeleving (korte termijn) en evenementen(portfolio)impacts (lange termijn);
• een inspiratieboekje voor het organiseren van impactvolle evenementen (met goede praktijken, testcases, tips).
• publicatie in vaktijdschrift of website
• cijferrapport (resultaten bevraging) in PowerPoint - per pilootcase

Disseminatie- en mogelijke valorisatieactiviteiten

• Disseminatie van de projectoutput op onze website
• Presentatie van de resultaten tijdens externe kennisdelingsmomenten zoals studiedagen, webinars, workshops, podcasts en conferenties (bv op VVSG evenementencafé)
• Een workshop en/of leertraject voor lokale besturen